چكيده

ساليان متمادي است كه برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سازمان به صورت مجزا و جزيره اي ارائه         مي شود كه اين برنامه ها هيچ ارتباطي با يكديگر ندارند و بطور مستقل وظايف خود را انجام مي دهند.

امروزه با توسعه سازمان ها و ضرروت هاي ايجاد شده در زمينه دقت، صحت و دسترسي تمامي افراد در كليه سطوح سازمان به اطلاعاتي يكپارچه استفاده از سيستمي جامع و كامل كه تمامي اين خصوصيات را بطور يكجا فراهم سازد امري اجتناب ناپذير است. در اين زمينه با كمك پديده اي به نام ERP مي توان به اين مهم نائل گرديد.

اما ERP چيست؟ (Enterprise Resource Planning) يا برنامه ريزي منابع سازمان سعي دارد تا عملكرد همه واحدهاي شركت را در يك سيستم كامپيوتري يكپارچه نموده و نيازهاي مختلف خاص هر واحد را پاسخ گويد.

ERP از طريق يك پايگاه داده واحد انجام مي شود، لذا واحدهاي مختلف مي توانند اطلاعات را ساده تر به اشتراك گذاشته و با هم ارتباط برقرار سازند. در صورتي كه شركت هاي ارائه كننده، نرم افزار را به درستي نصب كنند مزاياي متعددي را براي سازمان به همراه خواهد داشت كه به نكات ذيل مي توان اشاره نمود :

- كاهش هزينه ها

- افزايش بهره وري در سازمان

- افزايش بازده سرمايه گذاري

- افزايش قابليت رقابت پذيري

- دسترسي سريع به اطلاعات جامع و فاقد تناقص

- تسريع در گردش موجودي و نقدينگي

- كاهش سرمايه راكد

- بهبود كيفيت در تمام امور

- كاهش زمان و دوباره كاري و ...

نرم افزارهاي ERP از ماژول هاي گوناگون (مالي، منابع انساني، توليد، فروش، خريد و ...) تشكيل شده است. اغلب نرم افزارهاي ERP  آنقدر منعطف هستند كه شركت هاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نياز يا همه آنها را نصب كنند . به عنوان مثال شركت خريدار قادر است فقط ماژول هاي منابع انساني و مالي را از اين بسته نرم افزاري، خريداري، نصب و مورد استفاده قرار دهد. ذكر اين نكته ضروري است كه ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي سازمان از نظر بانك هاي اطلاعاتي و فرآيندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم افزاري براي پشتيباني فرآيندهاي داخلي سازمان مي باشد.

در اين پروژه سعي بر اين بوده است تا با تجزيه و تحليل هاي دقيق و بررسي ابعاد گوناگون سازمان، ميزان آمادگي سازمان را جهت بكارگيري سيستم ERP برآورد نمايد، در پايان نيز با ارائه پيشنهادات و راهكارهايي سازمان را در اجرا و استفاده صحيح اين سيستم ياري مي نمايد.

 نتيجه گيري همراه با پيشنهادات

مديران عالي رتبه سازمان، كمبودها را به خوبي احساس كرده و با آگاهي از هزينه ها، جهت اصلاح و بهبود نقص هاي سيستم فعلي، تمايل خوبي به انجام تغييرات دارند.

سازمان بايد با بسترسازي مناسب زمينه را جهت آمادگي هرچه بيشتر كاركنان جهت همراه شدن با تغييرات مدرن فراهم سازد. كه البته طبق نتايج حاصل شده، مقاومت كاركنان در برابر اعمال تغييرات مفيد در حد كم ارزيابي گرديد و كاركنان به طور نسبي از انعطاف پذيري مناسبي برخوردار بودند.

نتايج نشان مي دهد كه سازمان از نظر در اختيار داشتن تجهيزات سخت افزاري لازم در سطح بسيار خوبي قرار دارد، كه البته داراي ضعف هايي در قسمت تحمل بار توسط شبكه كامپيوتري داخل سازمان مي باشد كه در صورت بكارگيري اجزاي قدرتمند شبكه اين مشكل بسادگي قابل حل مي باشد.

با توجه به مطالعات انجام شده نقاط ضعف برنامه هاي كاربردي جزيره اي،به شرح زير مي باشد:

1- كاربر مالك سيستم است.

2- هيچوقت خلاقيت و تجربه بهروشي (Best practice) در سيستم لحاظ نمي شود.

3- برنامه هاي گوناگون داراي استاندارهاي غيرمشابه و تكنولوژي هاي متفاوت است.

4- داده هاي زياد كه باعث سردرگمي كاربران مي شود.

5- هزينه هاي  بهره برداري، نگهداري و پشتيباني براي هر نرم افزار مجزا است.

طبق نتايج بدست آمده و با توجه به نكات ذكر شده در بالا، از آنجايي كه هم اكنون سازمان از نرم افزارهاي پراكنده براي انجام امور در بخش هاي متفاوت استفاده مي نمايد و كاركنان بخش هاي گوناگون بايد با چندين نرم افزار مختلف، وظايف خود را انجام دهند، رضايت از اين شيوه عملكرد در حد متوسط پايين ارزيابي شده است.

با وجود اينكه سازمان در برگزاري دوره هاي آموزشي به خوبي عمل كرده است و آموزش هاي لازم و كافي را قبل از بكارگيري سيستم هاي جديد در سازمان انجام داده است. اما به دليل کمرنگ بودن بازخوردگي بعد از برگزاري دوره هاي آموزشي، رضايت افراد از حضور در چنين دوره هايي در حد متوسط بوده است.

از آنجايي كه از ابتدا شيوه تقسيم كار بيشتر نظريه انجام امور به صورت انفرادي داشته است. اين امر باعث تمايل كم افراد سازمان در انجام امور به صورت گروهي يا تشكيل تيم هاي كاري شده است. سازمان بايد سعي نمايد تا فرهنگ كارگروهي را به طور تدريجي گسترش داده و با آگاه ساختن كاركنان از محاسن انجام امور به صورت گروهي، تعامل واحد سازماني را با يكديگر بهبود بخشد.

مديران نواحي مختلف سازمان بايد با برنامه ريزي موارد غيرقابل پيش بيني، سازمان و كاركنان تحت حوزه  نظارت خود را براي مقابله با شك هاي حاصل از تغييرات يكباره در روند فعل انجام امور آماده سازند. كه البته نتايج بيانگر فعاليت خوب سازمان در جهت حذف سيستم فعلي و تبديل تدريجي آن به سيستمي يكپارچه و جامع كه پاسخگوي تمام نيازهاي كاركنان، سازمان و ارباب رجوع باشد، است.

كاركنان بايد به خوبي آگاه شوند كه حضور تيم مشاوران خارج سازمان، جهت ياري رساندن و تسهيل امر بكارگيري تغييرات تازه مي باشد و هيچگونه محدوديتي براي كاركنان ايجاد نمي نمايد، چه بسا عدم توجيه مناسب، باعث همكاري نكردن يا همكاري ضعيف با گروه مشاوران بيروني خواهد شد و مسلماً اين امر زمينه را براي شكست يك پروژه در اولين مرحله، قبل از اجرا فراهم خواهد ساخت.

در اجراي پروژه ERP، نقش فناوري اطلاعات و علوم رايانه حياتي است. نتايج بدست آمده حاكي از اين موضوع است كه كارشناسان It سازمان داراي شايستگي هاي لازم جهت ياري رساندن به تيم هاي اجراي پروژه و هماهنگي و فراهم كردن بسترهاي مناسب رايانه اي هستند.

كليه نكات فوق كه به صورت جداگانه ارائه شد، به عنوان فاكتورهاي بحراني موفقيت سازمان در اجراي پروژه ERP شناخته مي شود.